2005年12月1日制定
2010年5月6日改訂
2010年11月1日改訂
2022年3月29日改訂

株式会社ポーラ(以下「ポーラ」)は、ポーラの採用選考にご応募された方(以下「採用応募者」に安心して選考を受けていただけるように、「個人情報の保護に関する法律」(以下「個人情報保護法」)および関連する法令、ガイドラインなどを遵守して、以下の定めに基づき個人情報の適切な管理、利用などの取扱いを行います。

1.安全管理体制

ポーラは、お預かりした採用応募者の個人情報(以下「個人情報」)に関して、漏えい、滅失または毀損の防止その他の個人データの適切な管理のための措置を講じ、正確かつ最新の内容を保つよう努めます。
個人情報の取扱いにあたっては、以下のとおり、第三者からの不正なアクセス・改ざん・漏洩・滅失または毀損の防止など、個人情報の安全管理(情報セキュリティ対策)を徹底するために、必要かつ適切な措置を講じます。

(1)基本方針の策定
・個人情報の適正な取扱いを確保し、質問および苦情処理の窓口をお知らせするため、この「採用応募者の個人情報について」を制定

(2)個人データの取扱いに係る規律の整備
・取得、利用、保存、提供、削除・廃棄などの段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者およびその任務などについて、個人情報に関する社内規程を策定

(3)組織的安全管理措置
・個人データの取扱いに関する責任者を設置
・個人データを取り扱う就業者および当該就業者が取り扱う個人データの範囲を明確化
・個人情報保護法や社内規程に違反している事実またはそのおそれを把握した場合の個人情報管理に関する責任者への報告、連絡体制を整備
・個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、適宜、監査部門などによる監査を実施

(4)人的安全管理措置
・個人情報の取扱いに関する留意事項について、就業者に定期的な研修を実施
・個人情報についての秘密保持に関する事項を就業規則に記載

(5)物理的安全管理措置
・個人情報を取り扱う区域において、就業者の入退室管理および持ち込む機器などの制限を行うとともに、権限を有しない者による個人情報の閲覧を防止する措置を実施
・個人情報を取り扱う機器、電子媒体および書類などの盗難または紛失などを防止するための措置を実施
・事業所内の移動を含め、個人情報を取り扱う機器、電子媒体などを持ち運ぶ場合において、容易に個人情報が漏えいなどしないよう措置を実施

(6)技術的安全管理措置
・アクセス制御を実施して、個人情報を取り扱うことができる担当者および取り扱う個人情報の範囲を限定
・個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入

(7)外的環境の把握
・個人情報を外国で保管する場合、保管している外国については、その国における個人情報の保護に関する制度(以下リンクご参照)を把握した上で安全管理措置を実施。 
https://www.ppc.go.jp/personalinfo/legal/kaiseihogohou/#gaikoku
(リンク先)個人情報保護委員会HP 「外国における個人情報の保護に関する制度等の調査」

2.収集

ポーラは、適法かつ公正な手段によって個人情報の取得を行います。
採用応募者が、ポーラの各種採用選考にご応募されるとき、各種採用情報媒体などをご利用になられるとき、各種採用選考試験を受験していただくとき、入社に関わる手続きをしていただくときなどに、必要に応じて氏名、住所、生年月日、メールアドレス、プロフィールなどの個人情報をご提供いただく場合がございます。
個人情報は、ご本人から直接収集し、またはポーラ・オルビスグループ各社もしくは人材紹介会社などを通じて収集させていただきます。

3.利用目的

採用応募者の個人情報は、適切かつ円滑な採用活動を行うために利用させていただきます。具体的には、ポーラにおける採用選考、採用選考活動の管理、採用情報などの各種案内、各種統計資料・媒体類の作成、採用応募者とポーラとの雇用契約締結にあたっての手続き、入社後の雇用管理、採用・雇用管理業務における改善活動、その他業務遂行上必要な範囲でのみ利用させていただきます。

4.第三者への個人情報の提供

採用応募者の個人情報は、以下の場合に第三者に開示・提供させていただく場合がございます。

  1. ご本人から開示・提供についてあらかじめ同意をいただいた場合。
  2. 法令により認められる場合。
  3. ご本人にお知らせした利用目的を達成するために、個人情報の取扱いを業務委託先に委託する際に、必要な範囲内で情報開示・提供を行う場合

なお、第3項の場合、当該業務委託先にもポーラと同等の情報管理を行うように義務を課し、管理を徹底いたします。

5.個人情報の開示・訂正・利用停止、苦情申出先など

採用応募者が、ご自身の個人情報の開示をご希望の場合には、ご本人であることを確認した上で、法令にしたがい、迅速に対応させていただきます。
また、採用応募者が、ご自身の個人情報の訂正・利用停止などをご希望の場合には、ご本人であることを確認した上で、法令にしたがい、迅速に対応させていただきます。
なお、これらのご本人からの開示、訂正、利用停止などのご希望に関しては、法令の定めにより対応を行わない場合もありますのでご了承ください。

採用にいたらなかった方の個人情報は、当該採用選考業務を終了した後、適切な方法で、すみやかに削除・廃棄いたします。
開示・訂正・利用停止などに関するお問い合わせ、また、個人情報の取扱いに関するご質問・苦情などにつきましては、株式会社ポーラ 人事戦略部採用担当にご相談ください。

6.法令遵守と取扱いの改善・改良

採用応募者の個人情報の取扱いにあたっては、個人情報保護法およびその他の適用される日本国法令を遵守するとともに、継続的な見直しを行い、安全管理措置の改善・改良に努めます。

管理責任者:株式会社ポーラ
東京都品川区西五反田二丁目2番3号
代表取締役社長 及川 美紀